Iratraktározás: 5 alapvető tipp az üzleti iratok szervezéséhez és tárolásához

Üzlettulajdonosként vagy irodavezetőként a nyilvántartások vezetése és az iratraktározás nemcsak az adóhatóságnak és a munkaügyi központnak való megfelelés szempontjából is kulcsfontosságú, hanem a munkavállalói akták, szerződések és a garanciákhoz szükséges papírok megőrzése miatt is. Bár a digitális tárolás egyre népszerűbb, egyes dokumentumok esetében még mindig szükség van papíralapú másolatokra. A különböző papírok tárolása azonban kihívást jelenthet, ha sürgős hozzáférésre van szükség. Ezért alapvető fontosságú az üzleti akták megfelelő szervezése és tárolása. Ebben a blogcikkben 5 tippet osztunk meg, amelyek segítségével hatékonyan iktathatja, rendezheti és tárolhatja üzleti dokumentumait.>>>
 

1. tipp: Iratraktározás okosan, vagyis határozza meg, hogy mit kell megőriznie

Az iratraktározás első lépése, hogy átnézi a dokumentumait, és eldönti, hogy melyeket kell megtartania. Csak a véglegesített dokumentációt tartsa meg, mivel minden más csak zavaró lesz.

Miután eldöntötte, hogy melyik iratokat őrzi meg, a leselejtezetteket újrahasznosíthatja, de ne feledje, hogy a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat (pl. a régebbi alkalmazottak aktáit vagy a fizetési adatokat) a megfelelő kezelés érdekében semmisítse meg.
 

2. tipp: Rendezze és címkézze fel a dokumentumokat

Csoportosítsa a dokumentumokat, és címkézze fel őket ennek megfelelően. Pénzügyi információk esetén csoportosítsa iratait évenként, majd bevételi és kiadási kategóriák szerint.

Fontolja meg az iratvédő és iratgyűjtő mappák, irattartók, műanyag banki dobozok, borítékok vagy színkódolt fülekkel ellátott iratrendezők használatát, hogy segítsenek rendezetten tárolni és könnyebben megtalálni a fontos dokumentumokat.

Ne felejtse el felcímkézni őket menet közben! A címkéző hasznos eszköz, amellyel időt és fáradságot takaríthat meg.
 

3. tipp: Függőlegesen és csoportosan tároljon

Hatékonyabb, ha függőlegesen tárolja az iratokat, mivel így helyet takarít meg, és könnyebben hozzáférhet a szükséges papírokhoz. Használjon strapabíró műanyag irattartó dobozokat, vagy fektessen be polcokba, hogy felfelé állítva tárolhassa az aktáit.

Tartsa a hasonló iratokat együtt. Például érdemes az összes munkavállalói aktát együtt tartani, vagy az összes pénzügyi információt a tárolóegység egyik oldalán tárolni, a régebbi éveket pedig hátul. Így gyorsan megtalálhatja a szükséges papírokat, amikor szüksége van rájuk.
 

4. tipp: Alakítson ki egy könyvtári rendszert

Az iratraktározás és -keresés hatékonyasága érdekében fontolja meg, hogy a régi könyvtári rendszerhez hasonlóan létrehoz egy be- és kijelentkezési rendszert az aktái számára. Így lesz nyoma annak, ha valaki kivesz egy iratot a helyéről.

Rendszeresen győződjön meg arról, hogy a munkatársai használják ezt a rendszert, és adjon meg számukra minden információt ahhoz, hogy könnyen megtalálhassák a szükséges dokumentumokat a rendszerben.
 

5. tipp: Válassza ki a megfelelő tárolót vagy raktárt

Válasszon olyan tárolóegységet, ami megfelel az üzleti tárolási igényeinek. A Hajdúszoboszlón található, 1250 nm-es, korszerű raktárunk tökéletesen alkalmas üzleti aktáinak tárolására, mivel megfelelő világítással és fokozott biztonsággal rendelkezik.

Az egyéni igények szerinti méretben bérelhető raktárhelyiségeink ideálisak extra készletek, berendezések vagy szezonális cikkek tárolására, és akár már 15 napra is bérelhetőek.

Üzleti aktáinak megfelelő szervezése és tárolása elengedhetetlen ahhoz, hogy szükség esetén gyorsan és könnyen megtalálhassa őket. Az általunk megosztott tippekkel a lehető legjobban kihasználhatja a tárolóhelyet, jó állapotban tarthatja iratait és hatékony iktatási rendszert tarthat fenn.

A SZAM SPED Kft. különböző méretű raktárai megfelelnek a biztonságos és kényelmes iratraktározás feltételeinek és igényeinek.

Vegye fel velünk a kapcsolatot, ha további információkat szeretne kapni üzleti tárolási szolgáltatásainkról.>>>