A mai napig sokszor találkozunk olyan szállítmányozó illetve fuvarozó cégekkel, akik manuális adminisztrációval szervezik napi fuvarfeladataikat. A szakmában továbbra is alkalmazzák az ide – oda vándorló kockás füzeteket, szövegszerkesztőben egyesével megírt Fuvarozási megbízásokat és az elszámolásokra használt kézzel vezetett Excel táblázatokat. Összeszedtünk 3 okot, hogy mi miért használunk saját fejlesztésű, online elérhető rendszert a hasonló tevékenységekhez.
1. Egyszerűen csak gyorsabb, mint bármi más.
Legyen szó egy megbízás kiküldéséről vagy statisztikák elkészítéséről, egy jó vállalatirányítási rendszerben percek alatt elvégezhetünk minden napi feladatot. Automatizációkat vezethetünk be, amelyek segítségével pár kattintás az, ami azelőtt akár egy 10 perces munka is lehetett. Így jelentősen lerövidül a monoton munkák időtartama, amivel jelentős kapacitás szabadulhat fel.
2. A megbízóink is könnyen használni tudják.
Az e-mailek jönnek és mennek. Ahogyan az azokban olvasható információk is. Naponta több tucat e-mail érkezik minden postaládába, nem csoda, hogy még a legfigyelmesebb kollégák is elcsúsznak néha fontos üzenetek felett. Kifejezetten kellemetlen a helyzet, ha pont egy fuvar megrendelés marad figyelmen kívül. Egy jól megtervezett CRM rendszerrel azonban erre nagyon kicsi az esély. A megbízók a rendeléseiket egyből rögzíthetik egy erre kialakított Online felületen keresztül. A fuvarszervezőnek így egyetlen oldalt kell csak figyelemmel követnie. Itt megtalálhatja a fuvar legfontosabb információit és ugyan ide rögzítheti is az általa küldött jármű rendszámát, sofőr telefonszámát illetve az érkezési időt. Így egy könnyen használható, informális felületen kísérhetik végig a felek a fuvarfeladat teljesülését.
3. Leegyszerűsíti az információk áramlását.
Bár szeretnénk, ha minden fuvarfeladat teljesítése simán menne, a valóságban ez nem mindig van így. Közbejöhetnek balesetek, forgalmi akadályok és műszaki meghibásodások is, melyek megborítják az addig probléma mentesnek gondolt munkát. Egy jól kialakított rendszerben azonban könnyedén a Megbízó tudtára adhatjuk ezeket a változásokat, ami nagymértékben segíti a Raktári dolgozók munkáját. Egy estleges rendszám vagy rakodási idő módosulás is könnyedén nyomon követhető.
Persze számtalan érvet fel lehet sorolni a digitalizáció mellett. Ugyan akkor nem szabad azt gondolni, hogy egy jól megtervezett vállalatirányítás rendszernek nincsenek negatív pontjai. Biztosan sokkal drágább, mint a papír írószer boltban megvehető füzet és jóval nehezebb is betanítani a kollégákat a megfelelő használatára. Ellene szólhat még az is, hogy nem minden munkatárs nyitott egy ilyen újítás bevezetésére, ami konfliktusokat eredményezhet. Mindent egybevetve azonban egy ilyen megoldás hosszútávon jelentősen egyszerűsíti mind a Megbízók, mind a saját kollégáink napi munkavégezését.