Egy professzionális Szállítmányozási szolgáltatás nem ér ott véget, hogy sikerült autót találni a fuvarfeladat teljesítésére. Igazság szerint, a szervezés a folyamat első lépése csupán. A járművek pontos érkezése, az esetleges problémákról történi tájékoztatás a Megbízók felé és a fuvarok adminisztratív feladatainak elvégzése kulcsfontosságú a Megbízói elégedettség eléréséhez. Erről a rendkívül aprólékos, precizitást igénylő munkakörről Tóthné Gaál Marianna kolléganőnkkel beszélgetek.
Bemelegítő kérdésként mióta erősíted a SZAM SPED Kft. Csapatát?
2014. szeptemberében csatlakoztam a céghez. Akkor még egészen más volt a légkör és a munkakörnyezet is. Mindösszesen hárman dolgoztunk a Nagykátai irodában. Én és k
ét fuvarszervező kolléga. Azóta sokat változtak a dolgok, nagyobb irodába költöztünk és többen is lettünk. Sok új munkatársat üdvözölhettem, és búcsúznom is kellett másoktól.
Akkor szinte a kezdetektől támogatod a fuvarszervezők munkáját. Mik a legfontosabb feladataid?
Igen, a feladatom mindig az volt, hogy támogassam a kollégáim munkáját. Illetve, hogy iroda vezetőként egy kicsit az anyuka szerepét is betöltsem, ha ara van szükség. Legfontosabb feladataim, a szállítmányok nyomon követése, a fuvarokmányok kezelése és a pénzügyes kollégák munkájának segítése. Elég összetett, de szeretem csinálni.
Vannak szituációk, amik még mindig tudnak meglepetést okozni neked?
Vannak és minden bizonnyal lesznek is. A nyomon követés során például rengeteg sofőrrel tartom a kapcsolatot és egyeztetek a szállítmányok érkezéséről. Nagyon sok kedves és igazán segítőkész gépkocsivezetővel beszéltem már, de azért akadnak kevésbé pozitívak is. Ahány ürügyet és indokot hallottam már arról, hogy miért késik az autó, könyvet írhatnék belőle.
Ezek szerint születnek érdekes magyarázatok. Tapasztalatod szerint mennyire fontos a megbízóknak, hogy minden ilyen problémáról azonnal értesítést kapjanak?
A szállítmányok nagy része vevőhöz megy. Nem a Megbízóink raktárai között szállítunk, ahol belefér egy esetleges csúszás. Az átvevő partnerek számítanak az érkezésünkre, ezért kötelességünk értesíteni őket és a Megbízóinkat, ha bármi probléma merült fel. Tapasztalataim szerint megnyugtatja őket, hogy időben jelezzük a csúszásokat és a teljes megoldási folyamaton információt adunk számukra.
Viszont, ahogy látom nem csak a rossz hírek, a papírok is hozzád kerülnek vissza. Mi az útja egy ilyen szállítólevélnek, és hogyan kerül ez vissza a Megbízókhoz?
A szállítólevelek igazolják a Megbízóink felé, hogy teljesítettük a fuvarfeladatot. Így annak visszajuttatása minden szempontból fontos. Amint megkapom a fuvarozó partnereinktől illetve a gépkocsivezetőktől a papírokat, rendszerezés után már küldöm is tovább a Megbízóink számára.
Ha esetlegesen valamelyik szállítólevél elkeveredne a Megbízóink pénzügyi osztályán, arra is lenne valami megoldás?
A szállítóleveleket, amiket megkapok, nem csak továbbküldöm a Megbízóink felé, hanem iktatom is azokat. Egy szerveren, évekre visszamenőleg napra pontosan fel vannak töltve az iratok, hogy azok könnyedén visszakereshetőek legyenek.
Viszonylag sokszor érkezik olyan kérés, hogy küldjük el évekkel ezelőtti fuvarok szállítóleveleit, mert elkeveredtek valahol a Megbízóink irattárában. Legtöbbször a megkeresést követő rövid időn belül küldjük számukra a szükséges dokumentumokat.
Azt gondolom, hogy ez egy megnyugtató dolog mind a Megbízóink, mind a kollégáink számára. Ezek szerint hozzád bármikor lehet segítségért fordulni.
Természetesen. Talán a kollégáim is alá tudják ezt támasztani. Akármilyen problémával is keresnek meg, mindig számíthatnak rám. Többek között ez tesz bennünket ilyen jó csapattá.
Ezt tanúsíthatom. Hagylak tovább dolgozni. Köszönöm szépen a válaszaidat.